In azienda succede sempre uguale: le chat sono comode, rapide, e “tanto facciamo prima su WhatsApp”. Poi però ci finisce dentro di tutto: documenti, dati di clienti, screenshot, audio, note interne. Non perché qualcuno voglia fare il furbo, ma perché la chat è il posto dove finisce la fretta.
Qui il DPO non deve fare il talebano del “vietato”. Deve fare una cosa più utile: mettere tre regole chiare che evitano gli errori classici e proteggono sia il cliente sia chi lavora.
Il problema non è la chat: è cosa ci metti dentro
Una chat diventa rischiosa quando diventa un archivio. Quando inizi a usarla per sostituire CRM, ticketing, email strutturate o repository. Il primo passo è decidere cosa è “ok” e cosa no. E farlo con buon senso.
Le 5 regole che fanno davvero la differenza (senza burocrazia)
- Niente dati sensibili in chat (salute, documenti identità, dettagli HR): se serve, canale dedicato e protetto.
- Link con scadenza per file e foto, non allegati che restano in giro.
- Un solo canale ufficiale per il cliente (WhatsApp Business, non numeri personali).
- Chi può vedere cosa: gruppi piccoli, ruoli chiari, niente “gruppi enormi per comodità”.
- Regola d’oro: se è “da ticket”, è da ticket. La chat serve per coordinarsi, non per archiviare.
Il DPO qui cosa fa davvero
Non scrive un manuale di 30 pagine. Fa una pagina sola: policy, esempi reali (“questo sì / questo no”), e una micro-formazione da 15 minuti. Se la gente capisce, la compliance succede.
EDPB – Guidelines 07/2020 su concetti di titolare e responsabile (utile per chiarire ruoli e fornitori)
Le chat non sono il nemico. Il nemico è la fretta senza regole. Se vuoi una policy semplice e applicabile per WhatsApp/chat aziendali (senza bloccare il lavoro), contatta il DPO Alessandro Simonassi (P.I. Computers) → https://picomputers.it/contatti/
