La Commissione Europea ha proposto, nell’ambito del pacchetto Omnibus IV del maggio 2025, una revisione del GDPR, o meglio una semplificazione GDPR, che prevede l’esenzione dall’obbligo del registro delle attività di trattamento (RoPA) per le imprese con meno di 750 dipendenti, purché non svolgano trattamenti ad alto rischio (art. 35 GDPR).
La soglia attuale di 250 dipendenti verrebbe quindi ampliata, alleggerendo la compliance documentale per quasi 38.000 aziende in Europa, incluse molte PMI italiane.
L’orientamento dell’EDPB e dell’EDPS
Il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) e il Garante Europeo (EDPS) hanno espresso un’opinione favorevole alla riforma di semplificazione GDPR, definendola “mirata e limitata”: accolgono il cambiamento purché restino inalterati i principi fondamentali di tutela dei dati.
Gli Organi richiedono chiarimenti sulle definizioni di PMI/SMC, garantendo che l’esenzione copra effettivamente le realtà di minore dimensione, ma non le autorità pubbliche, e sottolineano che il registro rimane utile come strumento di governance privacy anche quando non è obbligatorio.
A chi si applica la semplificazione GDPR
La deroga semplificazione GDPR si applica a PMI e small mid-cap enterprises (SMC) con:
- meno di 750 dipendenti
- turnover o attività non elevato (definizioni incluse nella proposta UE).
Non può applicarsi se il trattamento dati:
- include categorie particolari (es. dati sanitari, biometrici)
- prevede profilazione con implicazioni su diritti (es. HR management, AI, cybersecurity)
- è suscettibile di “alto rischio” per i diritti dei cittadini (art. 35 GDPR)
In queste situazioni, anche una PMI di 100 dipendenti deve continuare a mantenere il RoPA.
Vantaggi attesi per le aziende dalla semplificazione GDPR
📉 Riduzione della burocrazia
PMI molte volte obbligate alla redazione del registro per trattamenti “non occasionali” potranno usufruire di un significativo risparmio di tempo e risorse. La Commissione stima risparmi per decine di milioni di euro all’anno per le imprese europee.
🔍 Focus sul rischio concreto
La compliance diventa più mirata: solo i trattamenti rilevanti, con potenziale impatto significativo, richiedono documentazione strutturata.
🏆 Incentivi a codici di condotta e certificazioni
La proposta estende l’applicazione ai codici di condotta (art. 40) e ai certificati GDPR (art. 42) anche per le SMC, favorendo standard di compliance reali e riconosciuti in Europa.
Rischi e criticità da considerare causati dalla semplificazione GDPR
⚠️ Possibili indebolimenti del principio di responsabilità
Come evidenziato da esperti di privacy, ridurre l’obbligo formale potrebbe ridurre la trasparenza sugli effettivi flussi di dati, specialmente senza una cultura interna diffusa-documentata dell’azienda.
🧠 Valutazione del rischio non semplice per PMI
Determinare se un trattamento sia “high risk” richiede competenze spesso non presenti internamente nelle piccole aziende, aumentando il rischio di errori o omissioni.
📋 Compliance sostanziale resta fondamentale
Anche in assenza dell’obbligo formale RoPA, l’EDPB suggerisce di mantenere almeno una documentazione interna di tutti i trattamenti, strumento utile per audit, DPIA e aggiornamenti privacy.
Consigli operativi per le PMI
- Mappatura dei trattamenti: identifica i dati processati, i destinatari, le finalità e valuta il rischio.
- Analisi strutturale DPIA: se rilevi potenziali rischi elevati, pianifica una valutazione d’impatto privacy.
- Registro semplificato “per tratto”: anche se esonerati, si consiglia di tenere traccia dei soli trattamenti ad alto rischio.
- Formazione e aggiornamento interno: tutti gli stakeholder devono comprendere la logica della compliance proporzionata e rischio-based.
- Utilizzo di codici etici e certificazioni GDPR: strumenti utili per dare valore alla compliance anche se non obbligati formalmente.
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Con queste modifiche normative in arrivo, le imprese possono cogliere l’occasione per semplificare la compliance GDPR senza rinunciare alla sostanza: P.I. Computers offre:
- Supporto nella mappatura dei trattamenti e valutazione del rischio
- Definizione di policy GDPR proporzionate alla dimensione e rischio aziendale
- Realizzazione di register semplificati o mirati
- Consulenza su codici di condotta e certificazioni GDPR
- Formazione per DPO, management e staff operativo
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